Codice Fiscale we Włoszech – numer nie tak bardzo oczywisty

Jeżeli jesteś rezydentem/rezydentką we Włoszech temat Codice Fiscale jest Ci dobrze znany i zapewne taki numer posiadasz. Można więc powiedzieć, że temat Codice Fiscale jest dość prosty; to numer, który posiada każda osoba fizyczna (i prawna) mająca miejsce zamieszkania lub siedzibę w Italii. Jednak sprawa może nie być tak oczywista jak się wydaje na pierwszy rzut oka, szczególnie jeśli chodzi o osoby wchodzące w skład organów spółek handlowych.

W tym artykule znajdziecie kilka podstawowych informacji na temat tego numeru identyfikacji w Italii.

1. Czym jest Codice Fiscale?

Codice Fiscale to numer składający się z 16 znaków, identyfikujące w sposób jednoznaczny daną osobę. To numer, który powinny posiadać wszystkie osoby mające rezydencję we Włoszech, bez względu na to czy są obywatelami Włoch, pochodzą z jednego z państw członkowskich UE czy też są obywatelami państw spoza Unii (tzw. cittadini extracomunitari). Numer ten jest jednym z podstawowych form identyfikacji, jak również jest niezbędny do interakcji z włoską administracją publiczną i z służbą zdrowia (Codice Fiscale widnieje bezpośrednio na włoskich kartach ubezpieczenia zdrowotnego – la tessera sanitaria).

W zależności od sytuacji danej osoby, Codice Fiscale wydawany jest bezpośrednio przez włoski Urząd Skarbowy (Agenzia delle Entrate), urząd gminy (Comune di residenza), za pośrednictwem konsulatów w przypadku osób rezydujących poza granicami Włoch, a nawet (gdy ubiegającymi się o numer są osoby spoza Unii, które starają się o pozwolenie na pobyt) poprzez tzw. Questurę czyli posterunek służb porządkowych współdziałających z urzędami do spraw imigracji. Najczęściej jednak mamy do czynienia z „Comune” jako urzędem nadającym numer.

Jeśli chodzi o obywateli Włoch lub dzieci urodzone na terenie Włoch, numer ten nadawany jest każdemu nowo narodzonemu dziecku po zgłoszeniu narodzin. Możemy więc mówić o pewnego rodzaju automatyźmie. Pod tym względem Codice Fiscale jest podobny do polskiego numeru PESEL, z tą różnicą, że ten ostatni może być przypisany tylko osobom fizycznym natomiast Codice Fiscale nadawany jest również osobom prawnym np. spółkom, stowarzyszeniom lub fundacjom.

2. Dlaczego nazwa numeru zawiera element „Fiscale”?

Kiedy spotykamy się z terminem „fiscale” nasze pierwsze skojarzenie najprawdopodobniej dotyczy spraw podatkowych, finansowych lub ogólnie rzecz ujmując fiskalnych. Rzeczywiście, geneza Codice Fiscale związana jest z rejestracją wszystkich włoskich podatników. Zadamy więc sobie oczywiste pytanie: czy Codice Fiscale odpowiada naszemu numerowi NIP, który de facto oznacza identyfikację podatkową?

Odpowiedź brzmi: nie do końca, gdyż odpowiednikiem naszego NIPu będzie numer Partita IVA.

Wiedząc jak kształtuje się sytuacja, czyli jednoczesne funkcjonowanie Codice Fiscale (które nie jest bezpośrednim odpowiednikiem naszego nr. pesel) i numeru Partita IVA, sprawa może teraz wyglądać dość niespójnie i dwuznacznie, dlatego potrzebujemy małego uporządkowania.

• Codice Fiscale nadawany jest niezależnie od „statusu podatkowego” danej osoby (fizycznej lub prawnej) i obowiązuje, co do zasady, wszystkich; osoby prowadzące i nieprowadzące działalność gospodarczą, pracujących i niepracujących, osoby niepełnoletnie oraz dorosłych.
• Numer Partita IVA natomiast to numer przypisywany osobom (fizycznym i prawnym) prowadzącym jedną z dostępnych form działalności gospodarczych we Włoszech (od indywidualnej firmy, aż po spółki kapitałowe), który nawet może pokrywać się z Codice Fiscale np. w przypadku spółek.

3. Mieszkam w Polsce i jestem członkiem zarządu włoskiej spółki. Czy muszę w takiej sytuacji posiadać Codice Fiscale?

Biorąc pod uwagę wszystkie powyższe informacje, mogłoby się wydawać, że osoby (nieobywatele Włoch) mające siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Włoch nie mają obowiązku posiadania numeru Codice Fiscale, nawet w przypadku prowadzenia interesów z Italią, gdyż kryterium decydującym o tym obowiązku jest właśnie fakt zamieszkiwania na tym terytorium lub obywatelstwo Włoch.

Tymczasem, jak to zazwyczaj bywa, od każdej reguły istnieją wyjątki. Takim odstępstwem od „zasady terytorialności” będą osoby wchodzące w skład organów spółek mających siedzibę na terenie Włoch.

Zgodnie z okólnikiem wydanym przez włoskiego Ministra Rozwoju Gospodarki – Ministero dello Sviluppo Economico (circolare n. 3668 / C) z 2014 roku, wszystkie osoby fizyczne, w tym również nieobywatele i nierezydenci Włoch, które na jakiejkolwiek podstawie prawnej wpisane są do R.I. ( Registro Imprese – odpowiednik polskiego KRSu) lub R.E.A. (Repertorio delle notizie Economiche e Amministrative, który można porównać do Monitora Sądowego i Gospodarczego), mają obowiązek podania swojego włoskiego numeru Codice Fiscale.  Właśnie dlatego, jeżeli nawet dana osoba ma miejsce zamieszkania w Polsce, a pełni rolę członka zarządu we włoskiej spółce kapitałowej, ma obowiązek uzyskania numeru Codice Fiscale.

4. Wnioski

Funkcjonowanie we Włoszech lub choćby nawiązywanie z Włochami stosunków biznesowych rodzi wymóg „grania” według zasad ustanawianych przez włoską administrację. Musimy pamiętać, że rozbudowany aparat biurokratyczny Włoch, jeśli będzie miał możliwość zaostrzenia formalizmu, zapewne to zrobi. Zazwyczaj takie „zaostrzenie” ma miejsce, kiedy przepisy unijne regulujące dane kwestie wspólnotowe (np. sprawy związane ze swobodą świadczenia usług na terenie całej Unii) dają wolną rękę państwom członkowskim w pewnych kwestiach proceduralnych.

Żeby jednak nie kończyć w dość gorzki sposób tego krótkiego artykułu, chciałabym, oprócz pokazywania krytycznego oka wobec włoskiej biurokracji, wskazać też na pozytywy, które proponuje nam administracja w Italii. Jednym z tych pozytywów jest wprowadzenie elektronicznej poczty certyfikowanej, czyli PEC (o którym piszę w tym artykule:  https://italialegal.pl/blog/prawo-it/biznes-we-wloszech-czym-jest-pec/) oraz identyfikacji rezydentów – SPID.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia prawnego we Włoszech w swoim biznesie lub szukasz włoskiego adwokata zapraszam do kontaktu na info@italialegal.pl

Autorka: Paulina Sewerzyńska