Biznes we Włoszech – czym jest PEC?

Chcesz prowadzić działalność we Włoszech lub twoja firma współpracuje z włoskimi kontrahentami? Jeżeli odpowiedź jest twierdząca lub jeżeli dopiero planujesz wejść na włoski rynek na pewno wcześniej czy później spotkasz się z wiadomościami typu PEC, czyli z Pocztą Elektroniczną Certyfikowaną (Posta Elettronica Certificata).  

Dlaczego ta forma komunikacji jest tak istotna w biznesie i w usługach prawnych we Włoszech oraz w postępowaniach przed urzędami administracji lub przed sądami? Jak działa PEC? Jaki walor prawny ma PEC i czy możemy się nim posługiwać w różnych państwach Unii Europejskiej?

O tym i o innych praktycznych aspektach poczty certyfikowanej w dzisiejszym, praktycznym artykule!

Czym jest PEC, jak działa i jakie ma znaczenie.

Funkcjonujący we Włoszech PEC to, mówiąc w największym skrócie, wiadomość elektroniczna, która jest odpowiednikiem przesyłki pocztowej poleconej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Różnica między PEC a „formą papierową” polega na tym, że odbiorca PEC sam nie potwierdza nikomu, iż otrzymał wiadomość, a takie „pokwitowanie” generowane jest automatycznie. Oczywiście, „automatyzacja potwierdzenia odbioru” jest usankcjonowana prawnie co oznacza, że posługując się PEC możemy być pewni, że każdy organ administracji lub wymiaru sprawiedliwości uzna taką przesyłkę za poleconą.

Wysyłka PEC w praktyce wygląda w następujący sposób:

• Przed wysłaniem wiadomości PEC powinniśmy upewnić się, że zarówno nadawca jak i odbiorca mają założony właśnie taki typ poczty. Jest to warunek konieczny do uzyskania waloru przesyłki poleconej. Jeżeli tylko nadawca używa poczty PEC, natomiast odbiorca otrzymuje wiadomości na swoją zwykłą skrzynkę mailową, wówczas nie uzyskamy potwierdzenia odbioru.
• Samo tworzenie treści wiadomości PEC wygląda podobnie do pisania zwykłego e-maila.  Wiadomość można zamieścić w odpowiednim okienku lub w załączniku, a jeżeli posługujemy się kwalifikowanym podpisem elektronicznym to, aby nadać naszej treści formę pisemną, z powodzeniem możemy umieścić taki podpis na załączanym dokumencie.
• Kiedy już wyślemy wiadomość PEC, istotne jest otrzymanie dwóch automatycznie wygenerowanych wiadomości; pierwsza dotyczy potwierdzenia otrzymania, co odpowiada poświadczeniu nadania przesyłki (ricevuta di accettazione), druga natomiast to już docelowe potwierdzenia otrzymania przesyłki przez odbiorcę (tzw. ricevuta di avvenuta consegna).

To wszystko oznacza, że bez konieczności udania się na pocztę i bez „odręcznego” przygotowania całej korespondencji, a następnie oczekiwania na „papierowe” zwrotne potwierdzenie odbioru, możemy uzyskać efekt listu poleconego.

Co jednak stoi za nadaniem przesyłki PEC aż tak istotnego, z prawnego punktu widzenia, znaczenia? Przyjrzyjmy się podstawom prawnym i zasadom działania PEC.

Podstawy prawne. Czy PEC wysyłany z Włoch będzie ważny w Polsce?

Funkcjonowanie PEC we Włoszech opiera się w głównej mierze na przepisach krajowych, ale nie powinniśmy zapominać o regulacji na poziomie Unii Europejskiej. Właśnie dzięki regulacji na poziomie UE mamy perspektywę swobodnego wysyłania wiadomości o takim charakterze prawnym jak PEC w całej Europie. Niestety, znaczna część państw Unii jeszcze nie wdrożyła w pełni systemów pozwalających na taką swobodę, a Włochy opierają się głównie na przepisach krajowych.

Jakie to przepisy?  

Chodzi przede wszystkim o Dekret Prezydenta Republiki z 11 Lutego 2005 roku n. 68, który uregulował funkcjonowanie PEC nie tylko w kontaktach z administracją publiczną, ale również między osobami prywatnymi. Poza Dekretem n. 68 warto wspomnieć o wytycznych wydanych przez Włoską Agencję ds. Cyfryzacji (Agenzia per l’Italia digitale), które określają przede wszystkim warunki, jakie muszą spełnić dostawcy usług zaufania (w tym przypadku dostawcy PEC) oraz określa zasady kontroli takich dostawców.

A jak wygląda taka komunikacja między Włochami a pozostałymi krajami?

Musimy wskazać na nadal istniejący problem interoperacyjności systemów w poszczególnych krajach. Wiele państw UE wprowadziło podobne do PEC systemy, jednak nie identyczne pod kątem technicznym. Aby ujednolicić tworzącą się w Europie infrastrukturę i pozwolić na swobodną wymianę „PEC” między różnymi państwami UE, Parlament Europejski i Rada UE wydały Rozporządzenie eIDAS, którego głównym celem jest stworzenie podstaw prawnych dla identyfikacji cyfrowej i dla poczty elektronicznej certyfikowanej.

Rozporządzenie eIDAS wymaga stworzenia takiego adresu elektronicznego kwalifikowanego, który w sposób pewny (elektronicznie) będzie identyfikował nadawcę i odbiorcę wiadomości, natomiast włoski system jeszcze nie odpowiada takiemu wymogowi. Innymi słowy, włoskie przepisy dają podstawę prawną do tego, żeby uznać PEC za przesyłkę poleconą za potwierdzeniem odbioru, natomiast przepisy unijne są bardziej rygorystyczne i w związku z tym nie nadają takiego waloru PEC-owi poza granicami Włoch.

Co się więc stanie, jeśli wyślemy PEC do Polski?

Taka wiadomość PEC będzie najprawdopodobniej zakwalifikowana jako zwykła wiadomość mailowa, nie będziemy mieć więc dodatkowego waloru polegającego na prawnie ważnym potwierdzeniu nadania i odbioru przesyłki.

Kto ma obowiązek posiadania PEC we Włoszech?

Posiadanie i posługiwanie się skrzynką pocztową PEC jest bezwzględnie obowiązkowe dla organów administracji publicznej. Stąd też wysyłając taką wiadomość do różnego rodzaju urzędów, mamy pewność, że nasza przesyłka zostanie potraktowana jak przesyłka polecona.

Ponadto, spółki we Włoszech oraz inni przedsiębiorcy wpisani do odpowiednich rejestrów mają obowiązek posługiwania się PEC.  Podobnie sprawa wygląda z adwokatami (jak i innymi osobami wykonującymi wolne zawody i wpisanymi do odpowiednich izb zawodowych), udzielającymi czynnie pomocy prawnej we Włoszech; również ta grupa osób musi obsługiwać PEC, ponieważ głównie w ten sposób komunikuje się z sądami i innymi urzędami.

Pozostałe osoby nie mają obowiązku posługiwania się PEC-iem, jednak w każdej chwili, fakultatywnie, mogą taką skrzynkę pocztową założyć.

Jak założyć PEC?

Wkupienie usługi PEC jest możliwe jedynie u certyfikowanych dostawców usług zaufania (listę takich dostawców można znaleźć bezpośrednio na stronie Agenzia per l’Italia digitale pod adresem

https://www.agid.gov.it/it/piattaforme/posta-elettronica-certificata/elenco-gestori-pec).

Należy jednak pamiętać o tym, że nie wszyscy dostawcy PEC świadczą swoje usługi każdemu rezydentowi Włoch; niektórzy oferują adresy PEC wyłącznie dla określonych grup zawodowych (np. dla notariuszy). Cena PEC zależy od takich czynników jak wielkość miejsca na serwerze lub od tego czy PEC jest przeznaczony dla profesjonalistów. Nie są to jednak wysokie koszty; niektórzy operatorzy oferują swoje usługi w formie abonamentu nawet za kilka euro miesięcznie.

Jak sprawdzić adres PEC?

Jeżeli mamy wątpliwości co do autentyczności adresu PEC, który został nam podany albo jeżeli dysponujemy danymi określonej firmy, możemy, za pośrednictwem publicznych baz danych, sprawdzić jaki adres PEC jest przypisany do danej osoby.

Taką publiczną bazą danych jest m.in. INI PEC,  dzięki której będziemy mieć pewność co do autentyczności adresu.

Pamiętajmy jednak, że rejestr ten zbiera informacje o PEC dotyczące jedynie indywidualnych osób prowadzących działalność (professionisti) lub osób prawnych, np. spółek (impresa).

Czy warto założyć PEC Włoszech?

Planując działalność w Italii (np. zakładając spółkę we Włoszech) i tym samym mając tu siedzibę, należy pomyśleć o założeniu PEC.  Nawet w przypadku nieprowadzenia działalności gospodarczej na terenie Włoch, a jedynie będąc tu stałym rezydentem posiadającym tzw. Codice Fiscale jest możliwe założenie PEC.  Ponadto, wiedząc, że inni włoscy przedsiębiorcy mają obowiązek posługiwania się taką właśnie skrzynką pocztową, możemy założyć, że w razie potrzeby wysłania listu poleconego, dzięki przesyłce PEC będziemy w stanie zaoszczędzić czas spędzony na poczcie.

***

Jeżeli potrzebujesz wsparcia prawnego we Włoszech w swoim biznesie lub szukasz włoskiego adwokata zapraszam do kontaktu na info@italialegal.pl

Autorka: Paulina Sewerzynska